Johtajille

Hei Kipinä-johtaja! Täältä löydät lisätietoa ryhmän- ja tapahtumanjohtamiseen liittyen.

Ryhmänjohtajat

Uusille johtajille suunnattu starttipaketti, joka sisältää tärkeimmät käytänteet ja vastaukset yleisimpiin kysymyksiin on ladattavissa alta. Starttipakettiin on koottu ohjeita mm. huivien ja huivimerkkien ostosta, avainten hankinnasta sekä tarjolla olevasta tuesta.

Ota käyttöön partio-ohjelmasovellus Kompassi

Tiedot sovellukseen tulevat Kuksasta, joten tarkistathan, että ryhmänjohtajat ja jäsenet ovat merkattuina oikein Kuksaan. Sovellukseen kirjaudutaan partioID:tä käyttäen. Partiolaisen tiedoissa Kuksassa tulee olla valittuna kohta “Tiedot henkilön kuulumisesta ikäkausiryhmiin saa välittää Kuksasta rajapinnan kautta.” Tarkempia ohjeita partio-ohjelmasovelluksen käyttöön löytyy täältä.

Tee ryhmän toimintasuunnitelma Kuksaan

Jokaisella ryhmällä tulee olla toimintasuunnitelma. Toimintasuunnitelman voi tehdä suoraan Kuksaan. Ohessa on kuvallinen ohje toimintasuunnitelman luomiseen Kuksassa.

Huivi- ja merkkivarasto

Lippukunnalla on merkkivarasto, josta johtajat voivat ottaa merkkejä oman ryhmänsä käyttöön. Lippukunnan jäsenet voivat myös ostaa lippukunnalta huiveja ja merkkejä. Alla olevasta linkeistä löydät tarkemmat ohjeet huivi- ja merkkivaraston käytöstä, sekä ajantasaisen varastotilanteen.

Huivi- ja merkkivaraston ohjeet käyttäjälle

Huivi- ja merkkivaraston tilanne

Joulukampanja 2024

Kampanjapäällikkönä toimii Aija
Ohjeet kalentereiden myyntiin on toimitettu koloille. Aija kiertää viikolla 42 viikkokerroilla tuomassa kalentereita ryhmille – varmista ja sovi aikataulusta Aijan kanssa. Lisätietoa oheisessa ohjeessa:

Kululaskulomakkeet

Sähköisellä kulukorvauslomakkeella voi hakea korvausta lippukunnan toimintaan käytetyistä ostoista. Ohjeet kulukorvauksen täyttämiseen löydät alta.

Ennakko

Kaikkiin tuleviin kuluihin on mahdollista saada ennakkoa ilman hallituksen erillistä päätöstä. Ota hyvissä ajoin (viikkoa ennen) yhteyttä lippukunnanjohtajaan, jos tarvitset ennakkotilitystä.

Maksujen kerääminen

Pääsääntöisesti osallistumismaksut maksetaan suoraan lippukunnan tilille, tai laskutetaan. Kysythän taloudenhoitajalta viitenumeron, jota osallistumismaksun maksajat voivat käyttää maksaessaan lippukunnan tilille. Retkenjohtajan tehtävä on huolehtia, että tapahtuman osallistujat on merkitty Kuksa-tapahtumana oikein, jotta maksut voidaan tarkistaa tapahtuman jälkeen.

Viestintä

Lippukunnan viestinnästä vastaa vuonna 2024 lippukunnan johtajisto.
Lippukunnan sosiaalisen median kanaviin julkaisuja tehdään johtajiston toimesta. Lippukunnan nettisivuista vastaavat Kati ja Sirppis. Infokirjeiden sisällöstä ja lähettämisestä vastaa lippukunnan hallitus.
Alle on koottu ohjeita lippukunnan tiedotuskanavista sekä tapahtumiin liittyvästä viestinnästä.

Tapahtuman johtaminen

Muistilista johtajalle:

1. Sovi suunnittelun ajankohdat ajoissa
JN on hyvä paikka suunnitteluajankohdan sopimiseen. Muistathan, että suunnittelukokoustakin varten on tehtävä tilavaraus, jos haluaa kokoustaa esimerkiksi kololla. Suunnittelun voi aloittaa myös etäyhteyksin. Alta voit ladata retken aikataulu -esimerkin suunnittelun helpottamiseksi. Jos retkiteema on vielä hakusessa voit katsoa alta myös samoajien kokoamia retkiteemaideoita.

2. Varmista retkipaikan tai tapahtuman tilavaraus
Kysy ohjelmajohtajalta retken tilavarauksen tilanne. Asiat selviää helpoiten ja nopeiten soittamalla.

3. Luo Kuksaan tapahtuma
Jos et voi luoda tapahtumaa itse, kysy apua esimerkiksi ohjelmajohtajalta. Tapahtumailmoittautumiset hoituu Kuksan kautta. Ilmoittautumislinkit ovat usein pitkiä, mutta ne voi helposti lyhentää osoitteessa kuksaan.fi

4. Ole yhteydessä taloudenhoitajaan
Useimmista tapahtumista veloitetaan osallistumismaksu. Pyydä osallistumismaksujen keräämistä varten taloudenhoitajalta viitenumero.

5. Tee retkikirje ja halutessasi mainos
Viestintätiimissä autetaan mainosten sekä retkikirjeiden visualisoinnissa ja jakamisessa, mutta tapahtuman johtajan on tuotettava sisältö pääasiassa itse. Tärkeimmät tiedot ovat ajankohta ja paikka, ilmoittautumisaika, maksutiedot sekä Kuksan ilmoittautumislinkki. Tarkemman retkikirjeen voi lähettää ilmoittautuneille lähempänä tapahtumaa. Voit tarkistaa alempaa lippukunnan ilmoittautumiskäytännöt. Alta löytyy myös retkikirjemalli, jonka voi ladata omalle koneelleen ja täyttää tiedot siihen.

6. Ole yhteydessä leirikeskukseen
Jos retki järjestetään leirikeskuksessa, ole sinne ajoissa retkelle lähtöä. Leirikeskukset haluavat tietää hyvissä ajoin retken osallistujien määrän ja mahdolliset ruoka-aine allergiat, jotta osaavat varautua.

7. Tee tapahtumasta turvallisuussuunnitelma
Ohjeita ja apua turvallisuussuunnitelman tekoon voit kysyä ohjelmajohtajalta. Tästä pääset Suomen Partiolaisten sivulle, jonne on koottu lisätietoa. Turvallisuussuunnitelma tulee olla tehtynä ennen tapahtuman alkua. Suunnitelma tulee käydä lävitse tapahtumaan osallistuvien johtajien kanssa. Valitse retkelle ensiapuvastaava.

Valmiita materiaaleja kuten retkikirjeen mallin, esimerkki aikataulun sekä pohjat turvallisuussuunnitelman tekoon pääset lataamaan täältä.

8. Muista tapahtuman purku
Rekille otetaan monseti mukaan erilaisia tarvikkeita ja välineitä kololta. Ne tullee myös palauttaa takaisin paikalleen rekten jälkeen. Tavaroiden huolto ja palautus käy mukavasti porukassa. Jos retken/leirin jälkeen teltat tai maavaatteet vaativat kuivatusta niin tulee ne myös pakata takaisin varastoon kuivumisen jälkeen – sovi tähän aika jo ennen retken/leirin päättymistä.

Retkien ilmoittautumiskäytännöt:

Alaikäisten ilmoittautuminen tapahtuu huoltajan partioID-tunnuksilla. Jos ilmoittautumisessa on ongelmia apua voi kysyä jäsenrekisterinhoitajalta.

Ilmoittautuminen lippukunnan isommissa tapahtumissa (pois lukien oman ryhmän retket):

• Viimeinen ilmoittautumispäivä on 3 viikkoa ennen tapahtumaa.
• Jälki-ilmoittautuminen on mahdollista tämän jälkeen viikon verran päättyen kuitenkin 1,5 viikkoa ennen tapahtuman alkua.
• Jälki-ilmoittautumisessa on kalliimpi hinta.
• Jälki-ilmoittautumisajan jälkeen on vielä mahdollisuus kysellä peruutuspaikkoja, jolloin osallistujalle tulee maksettavaksi jälki-ilmoittautumisen hinta.

Pestit lippukunnassa

Joutjärven Kipinöiden turva-aikuinen on Sirpa-Liisa Saaristo (sirpa-liisa.saaristo@partio.fi 044 2750557)

Kalustonhoitajina toimivat Tomi Hannonen ja Miika Hellsten.

Linkki Suomen partiolaisten pestikuvauksiin

Koulutus

Lippukunta kannustaa kaikkia kehittämään osaamistaan kouluttautumalla. Lippukunta kustantaa pestiin kuuluvan koulutuksen. Erilaisia koulutuksia löydät Suomen Partiolaisten tapahtumakalenterista valitsemalla tapahtumatyypiksi ’koulutus’. Lisätietoja koulutuksista voi kysyä pestijohtajalta.